Le manuel de l’employé : un outil indispensable même en 2019!
Bien qu’il soit souvent perçu comme le simple aboutissement d’un exercice ingrat et bureaucratique, le manuel de l’employé constitue pourtant un outil de gestion de première ligne. En effet, dans un monde où les sources d’information sont multiples et à la portée de tous, les travailleurs connaissent leurs droits et sont à l’affût des tendances du marché du travail. Le manuel de l’employé devient ainsi une source de renseignements importants permettant non seulement à vos employés de mieux connaître l’entreprise, ses valeurs, ses attentes et ses règles de fonctionnement, mais aussi de supporter votre positionnement employeur en faisant connaître vos conditions de travail et en assurant l’équité interne et la transparence dans vos relations.
Un investissement rentable
D’abord, la rédaction d’un manuel de l’employé permet à l’entreprise d’assurer sa conformité aux lois du travail en vigueur et de diminuer le risque légal relié à l’application de celles-ci. En effet, nombre d’organisations enfreignent certaines lois sans même le savoir. La gestion des heures supplémentaires en est d’ailleurs un bon exemple. En mettant sur papier les politiques de l’entreprise, vous avez l’occasion d’en vérifier la légalité. Aussi bien le faire vous-mêmes, puisque la CNESST a le pouvoir de procéder à la vérification de toutes vos politiques, si jamais elle doit traiter une plainte de l’un de vos employés.
Un tel guide vous permet également de sauver du temps et de gagner en productivité. Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps vos gestionnaires passaient à répondre aux questions des employés concernant les congés fériés ou l’horaire d’été par exemple? Structurer toute l’information à l’intérieur d’un manuel réduit le temps perdu à chercher et responsabilise vos employés en les encourageant à consulter le document avant de vous en parler.
En troisième lieu, le manuel de l’employé constitue un outil de référence privilégié pour vos nouveaux employés. Il permet de faciliter l’accueil et l’intégration du collaborateur qui vient tout juste d’arriver et qui veut apprivoiser son nouvel environnement de travail et s’adapter à votre culture.
Finalement, les politiques écrites claires, connues et comprises de tous, employés et gestionnaires, simplifient la gestion quotidienne et assure l’uniformisation de la gestion des ressources humaines. L’un des objectifs principaux est d’enrayer les perceptions d’injustice, d’iniquité et de favoritisme. Ces perceptions sont, et avec raison, souvent au cœur des mouvements de syndicalisation. Les employés qui se sentent injustement traités se tournent vers une aide extérieure pour rétablir l’équité. Or, il est certainement plus facile d’élaborer des politiques justes et de maintenir de saines relations de travail qu’avoir à rédiger une convention collective, qui est un document beaucoup plus complexe et contraignant.
Quelques règles de base
- Identifier les thèmes qui seront traités dans le manuel. Il est essentiel d’aligner vos politiques avec vos besoins organisationnels, vos pratiques, la culture, la mission, les valeurs et les stratégies de l’entreprise;
- Votre manuel doit être conforme aux normes et lois en vigueur;
- Pour être valide, il doit être rédigé dans un langage clair et simple;
- Il doit être connu de tous. Il est donc fortement suggéré de remettre une copie à tous les employés, de faire signer un accusé de réception et de faire un rafraîchissement annuel concernant les politiques importantes auprès de vos employés, notamment celle sur la prévention et la gestion du harcèlement au travail;
- Il s’agit d’un document évolutif qui doit refléter les changements législatifs, mais aussi l’évolution de vos pratiques. Ainsi, il doit être mis à jour annuellement;
- Les règles inscrites dans le manuel doivent être appliquées. Il est donc recommandé de former tous vos gestionnaires sur l’application pour préserver votre crédibilité et la validité de votre manuel devant un tribunal par exemple.
Être de son temps
Force est de constater que les gens lisent de moins en moins. Le format de votre manuel doit être également pensé pour maintenir l’intérêt du lecteur. Pourquoi ne pas ajouter quelques photos de votre entreprise, des collaborateurs et de l’environnement de travail? La mise en page doit être agréable à l’œil sans être surchargée et le texte doit tout dire de façon concise. Certaines entreprises ont même déployé leur manuel de l’employé de façon virtuelle. Cela est relativement facile à créer, beaucoup plus écologique, plus agréable à visionner et plus pratique à modifier.
Bref, la rédaction d’un manuel de l’employé doit être réfléchie et nécessite qu’on y accorde du temps afin d’en retirer tous les bienfaits. Bien entendu, cela ne vous met pas à l’abri de tous les litiges, mais des politiques claires demeurent rassurantes pour les employés et vous assurent des décisions plus aisées à défendre.